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25 août 2009 2 25 /08 /août /2009 15:00

Je préfère vraiment le mail au téléphone. Je l’utilise professionnellement depuis plus de 20 ans. Par rapport au téléphone, la caractéristique essentielle est la désynchronisation. Je considère que c’est généralement un avantage. Il n’est pas nécessaire que les 2 interlocuteurs « traitent le même problème au même moment » : chacun peut avoir son rythme. Il y a quelques cas où cet avantage s’estompe. C’est par exemple lorsqu’il y a besoin d’un échange récurrent de « questions réponses », la recherche d’un compromis, le recueil d’informations « subjectives » (prendre la « température »). Accessoirement c’est aussi le cas où il faut rapidement une information « ponctuelle ».

Cette désynchronisation doit rester un avantage. Aussi, lorsque je lis que certains consultent leur boite aux lettres en permanence, je trouve cela déplorable. D’ailleurs, personne ne doit s’attendre à ce que cela soit ainsi. Dans le cadre professionnel, une consultation quotidienne (ouvrée) est un minimum. Selon les situations, elle peut aller jusqu’à une petite dizaine de fois par jour grand maximum.

 

La rédaction d’un mail (dans un cadre professionnel) a trouvé à peu près son équilibre. Il est fini le temps où je recevais des mails de plusieurs pages qui semblaient sortis tout droit d’un roman de Proust.  Il est généralement concis avec éventuellement des pièces jointes. Faut-il un bonjour ? A la fin, un « cordialement » est passe partout. Faut-il ajouter son nom et numéro de téléphone alors que cela figure dans l’en-tête ? Ces problèmes sont accessoires. Non le problème principal est la « raison d’être » du mail.  S’agit il d’informer ? De poser une question ? De demander de faire quelque chose ? Il n’est pas toujours facile de le savoir.

 

Outre le contenu, la liste des destinataires est un casse tête. Il y a ceux à qui l’on s’adresse directement (et si l’on demande quelque chose, cette liste doit être très réduite voire ne comporter qu’une seule personne) et les personnes tenues informées (en copie : CC = copie conforme). Ces dernières savent répondre à la question précédente : pour eux, ce message n’est qu’une information de l’existence de ce message. L’imagination des informaticiens permet aussi les copies cachées invisibles. J’ai du mal à comprendre la justification de cette fonctionnalité. Je ne l’utilise jamais. Elle fait entrer dans un monde retors de coups tordus où il faut prendre garde à ne pas se faire prendre à son propre piège. Il faut en effet une confiance très importante dans le destinataire de la copie cachée : ce genre de confiance existe rarement dans le cadre professionnel.

 

Cette liste de diffusion est en effet importante pour savoir qui est « informée ». C’est le premier niveau. Pour qu’ils la consultent, tous ces membres partagent la même information : non seulement ils savent le contenu du message X mais ils savent tous que tous savent (et ceci de façon récurrente en une boucle infinie).

Il est alors possible de transférer le message à autrui. L’honnêteté oblige à ne pas le modifier. Cet « autrui » possède un avantage sure les destinataires premiers : non seulement, il connaît le contenu du message X mais il sait « qui sait au premier niveau » alors que ceux-ci ne savent pas que lui « sait ».

Ce genre de subtilités peut paraître de la prise de tête. Il me semble au contraire que ce sont des éléments fondamentaux. « Savoir ou ne pas savoir » là est la question. On peut dire autrement : « l’information c’est le pouvoir ».

Ceci peut d’ailleurs générer des quiproquos, des conflits. Bref, la gestion des destinataires n’est pas à prendre à la légère.

 

Pour finir avec la messagerie, je dirais enfin que sa puissance réside aussi dans l’archivage. Je possède des mails depuis 1999. L’ensemble de ces archives doivent représenter environ 1 Go pour plus de 10000 mails. Il est certains que les outils d’indexation sont nécessaires pour les exploiter. Cette caractéristique de «traçage sans oubli » est d’ailleurs inquiétante. Faut il créer le « droit à l’oubli » ?

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